Tietosuojaseloste

Teema ry:n jäsen- ja tapahtumarekisterin tietosuojaseloste  

 

  1. Rekisterin nimi

Teema ry:n jäsen- ja tapahtumarekisteri.  

  1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö 

Rekisterinpitäjä: Teema ry (1880678–2) 

Osoite: 

c/o Aj-tila Pinni A4101 

Kalevantie 4 

33014 TAMPEREEN YLIOPISTO 

Suomi 

Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa: Ida Ylimyllymaa. 

Yhdistyksen hallituksen sähköpostiosoite: ainejarjestoteema@gmail.com 

  1. Rekisteröidyt

Jäsenrekisteri sisältää Teema ry:n jäseneksi hakeneiden ja jäseneksi hyväksyttyjen tietoja.  

Tapahtumarekisteri sisältää rekisterinpitäjän järjestämille tapahtumille ilmoittautuneiden henkilöiden tietoja. 

  1. Tietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperusteet 

Jäsenrekisterin henkilötietojen käsittely perustuu Teema ry:n lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä sekä rekisteröidyn antamaan suostumukseen. Jäsenrekisterin tietoja käytetään jäsenille viestimiseen. 

Tapahtumarekisterin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen. Tietoja käsitellään tapahtuman sujuvan ja turvallisen järjestämisen sekä rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen yhteydenpidon mahdollistamiseksi. 

  1. Rekisterissä käsiteltävät tiedot

Jäsenrekisteri sisältää seuraavia tietoja:  

  • Nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite 
  • Kotikaupunki 
  • Opintojen aloitusvuosi 

Tapahtumarekisteri sisältää seuraavia tietoja:  

  • Nimi 
  • Sähköpostiosoite 
  • Puhelinnumero 
  • Syntymäaika 
  • Erityisruokavalio ja allergiat 
  • Erityistarpeet tapahtumaa koskien (esim. esteettömyys) 
  • Ainejärjestö 
  1. Erityiset henkilötietoryhmät 

Jäsenrekisteri ei sisällä erityisiä henkilötietoryhmiä.  

Tapahtumien yhteydessä voidaan käsitellä tapahtuman järjestämiseksi tarvittavia välttämättömiä tietoja, kuten allergia- tai esteettömyystietoja. Tiedot poistetaan tapahtumarekisteristä välittömästi tapahtuman jälkeen.  

  1. Henkilötietojen säilytysaika 

Jäsenrekisterin henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin henkilö on yhdistyksen jäsen. Yhdistyksen jäsenyys voi päättyä joko jäsenen eroamiseen tai erottamiseen tai eronneeksi katsomiseen seitsemän vuoden kuluttua jäseneksi liittymisestä, ellei jäsen maksa sen jälkeen vuosittaista jäsenmaksua. 

Tapahtumarekisterin henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen rekisteröidyn tekemän ilmoittautumisen ja siihen liittyvän tapahtuman mahdollistamiseksi. Maksuttomien tapahtumien osallistujien henkilötiedot poistetaan viimeistään 60 päivän kuluttua tapahtuman päättymisestä. Maksullisten tapahtumien osallistujien tiedot poistetaan nimi- ja yhteystietoja lukuun ottamatta 60 päivän kuluttua tapahtuman päättymisestä. Osallistujien nimet ja yhteystiedot sekä mahdollinen muu kirjanpitoaineisto säilytetään kirjanpitolain mukaisesti kuuden vuoden ajan sen vuoden lopusta lukien, jonka aikana tilikausi on päättynyt. 

  1. Säännönmukaiset tietolähteet 

Sekä jäsen- että tapahtumarekisterin sisältämät tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään.  

  1. Rekisteröidyn oikeudet 

Rekisteröidyllä on oikeus 

  • Saada tieto henkilötietojensa käsittelystä. 
  • Saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat rekisterinpitäjän käsittelemät henkilötiedot. 
  • Vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä. 
  • Vaatia henkilötietojensa poistamista rekisteristä silloin, kun: 
  • Tietojen käsittely perustuu suostumukseen. 
  • Tietojen poistaminen ei ole ristiriidassa rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden tai yleisen edun kanssa. 
  • Henkilötietojen käsittely ei ole enää tarpeellista niitä tarkoituksia varten, joihin ne alun perin kerättiin. 
  • Saada henkilötietonsa sähköisessä muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle (tietyin edellytyksin). 
  • Vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista (tietyin edellytyksin). 
  • Tehdä valitus valvontaviranomaiselle. 
  1. Henkilötietojen luovutus ja siirtäminen

Teema ry ei luovuta säännönmukaisesti jäsenrekisterin henkilötietoja muille rekisterinpitäjille. 

Kerättyjen tapahtumarekisterien henkilötietoja voidaan luovuttaa tapahtuman järjestäjäkumppaneille käsillä olevan tapahtuman järjestämiseksi. 

Teema ry voi käyttää ulkopuolisia henkilötietojen käsittelijöitä, kuten järjestelmäpalveluita tarjoavia yrityksiä, jotka käsittelevät henkilötietoja Teema ry:n lukuun toimeksiantosopimuksen perusteella. Tällöin kyse ei ole henkilötietojen luovutuksesta, vaan vastuu henkilötietojen käsittelystä säilyy Teema ry:llä. 

  1. Tietojen siirtäminen EU:n ulkopuolelle 

Teema ry:n tietosuojapolitiikkana on noudattaa erityistä huolellisuutta, jos henkilötietoa siirretään EU:n ja Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle maihin, jotka eivät tarjoa EU:n tietosuoja-asetuksen mukaista tietosuojaa. Henkilötiedon siirtäminen EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle toteutetaan tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti. 

  1. Tietoturva

Henkilötietoja käsitellään asianmukaiset tietoturvavaatimukset huomioiden.  

  1. Tietosuojaselosteen päivittäminen 

Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 13.3.2023. 

 

Voit ladata tietosuojaselosteen pdf:nä tästä: tietosuojaseloste.