Tietosuojaseloste

Teema ry:n jäsen- ja tapahtumarekisterin tietosuojaseloste 

Tämä on Teema ry:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen tietosuojaseloste. Tietosuojaseloste on laadittu 13.3.2023.

1. Rekisterin nimi

Teema ry:n jäsen- ja tapahtumarekisteri.

2. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Rekisterinpitäjä: Teema ry (1880678–2)

Osoite: c/o Aj-tila Pinni A4101 Kalevantie 4

33014 TAMPEREEN YLIOPISTO Suomi

Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa: Tytti Koivisto.

Yhdistyksen hallituksen sähköpostiosoite: ainejarjestoteema@gmail.com

3. Rekisteröidyt

Jäsenrekisteri sisältää Teema ry:n jäseneksi hakeneiden ja jäseneksi hyväksyttyjen tietoja.

Tapahtumarekisteri sisältää rekisterinpitäjän järjestämiin tapahtumiin ilmoittautuneiden henki- löiden tietoja.

4. Tietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperusteet

Jäsenrekisterin henkilötietojen käsittely perustuu Teema ry:n lainsäädännölliseen velvoittee- seen ylläpitää jäsenrekisteriä sekä rekisteröidyn antamaan suostumukseen. Jäsenrekisterin tie- toja käytetään jäsenille viestimiseen sekä jäsenetujen käyttöoikeuden varmistamiseen.

Tapahtumarekisterin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumuk- seen. Tietoja käsitellään tapahtuman sujuvan ja turvallisen järjestämisen sekä rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen yhteydenpidon mahdollistamiseksi.

Teema ry voi kerätä myös henkilötietoja erilaisia avustaja- tai vastuutehtäviä varten. Näiden tietojen kerääminen perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen. Tietoja käytetään vas- tuuhenkilöiden valitsemiseen, rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välillä viestimiseen sekä mah- dollisen palkkion maksamiseen.

5. Rekisterissä käsiteltävät tiedot

Jäsenrekisteri sisältää seuraavia tietoja:

Nimi
Yhteystiedot kuten puhelinnumero ja sähköpostiosoite
Kotikaupunki
Opintojen aloitusvuosi
Jäsenyyden voimassaoloaika

Tapahtumarekisteri sisältää seuraavia tietoja:

Nimi
Yhteystiedot, kuten puhelinnumero ja sähköpostiosoite
Syntymäaika
Erityisruokavalio ja allergiat
Erityistarpeet tapahtumaa koskien (esim. esteettömyys)
Ainejärjestön jäsenyys

Vastuuhenkilöistä voidaan pyytää seuraavia tietoja:

Nimi
Yhteystiedot kuten puhelinnumero ja sähköpostiosoite
Mahdolliset tehtävän hoitamista varten tarvittavat lisätiedot, kuten motivaatiokirje tai

aiempi työkokemus

Pankkiyhteys mahdollista palkkionmaksua varten

6. Erityiset henkilötietoryhmät

Jäsenrekisteri ei sisällä erityisiä henkilötietoryhmiä.

Tapahtumien yhteydessä voidaan käsitellä tapahtuman järjestämiseksi tarvittavia välttämättö- miä tietoja, kuten allergia- tai esteettömyystietoja. Tiedot poistetaan tapahtumarekisteristä kuu- den kuukauden kuluttua tapahtumasta.

Vastuuhenkilöiltä kerätyt tiedot voivat sisältää pankkiyhteystietoja.

7. Henkilötietojen säilytysaika

Jäsenrekisterin henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin henkilö on yhdistyksen jäsen. Yhdis- tyksen jäsenyys voi päättyä joko jäsenen eroamiseen tai erottamiseen tai eronneeksi katsomi- seen seitsemän vuoden kuluttua jäseneksi liittymisestä, ellei jäsen maksa sen jälkeen vuosit- taista jäsenmaksua.

Tapahtumarekisterin henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen rekisteröidyn teke- män ilmoittautumisen ja siihen liittyvän tapahtuman mahdollistamiseksi. Maksuttomien tapah- tumien osallistujien henkilötiedot poistetaan viimeistään kuuden kuukauden kuluttua tapahtu- masta. Maksullisten tapahtumien osallistujien tiedot poistetaan nimi- ja yhteystietoja lukuun ottamatta kuuden kuukauden kuluttua tapahtumasta. Vastuuhenkilöiden henkilötiedot poiste- taan viimeistään kuuden kuukauden kuluttua vastuun päättymisestä. Tapahtumaosallistujien ja vastuuhenkilöiden nimet ja yhteystiedot sekä mahdollinen muu kirjanpitoaineisto säilytetään kirjanpitolain mukaisesti kuuden vuoden ajan sen vuoden lopusta lukien, jonka aikana tilikausi on päättynyt.

8. Säännönmukaiset tietolähteet

Sekä jäsen- että tapahtumarekisterin sisältämät tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus

saada tieto henkilötietojensa käsittelystä.
saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat rekisterinpitäjän käsittele-

mät henkilötiedot.
vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä.
vaatia henkilötietojensa poistamista rekisteristä silloin, kun:

o tietojen käsittely perustuu suostumukseen.
o tietojen poistaminen ei ole ristiriidassa rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoit-

teiden tai yleisen edun kanssa.
o henkilötietojen käsittely ei ole enää tarpeellista niitä tarkoituksia varten, joihin ne alun perin kerättiin.
saada henkilötietonsa sähköisessä muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterin-pitäjälle (tietyin edellytyksin).

vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista (tietyin edellytyksin).
tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

10. Henkilötietojen luovutus ja siirtäminen

Teema ry ei luovuta säännönmukaisesti jäsenrekisterin henkilötietoja muille rekisterinpitäjille.

Kerättyjen tapahtumarekisterien henkilötietoja voidaan luovuttaa tapahtuman järjestäjäkump- paneille tai muille yhteistyötahoille (esim. ruokapalvelun tarjoajille) käsillä olevan tapahtuman järjestämiseksi.

Teema ry voi käyttää ulkopuolisia henkilötietojen käsittelijöitä, kuten järjestelmäpalveluita tar- joavia yrityksiä, jotka käsittelevät henkilötietoja Teema ry:n lukuun toimeksiantosopimuksen perusteella. Tällöin kyse ei ole henkilötietojen luovutuksesta, vaan vastuu henkilötietojen kä- sittelystä säilyy Teema ry:llä.

11. Tietojen siirtäminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Teema ry:n tietosuojapolitiikkana on noudattaa erityistä huolellisuutta, jos henkilötietoa siirre- tään EU:n ja Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle maihin, jotka eivät tarjoa EU:n tieto- suoja-asetuksen mukaista tietosuojaa. Henkilötiedon siirtäminen EU:n ja ETA-alueen ulkopuo- lelle toteutetaan tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti.

12. Tietoturva

Henkilötietoja käsitellään asianmukaiset tietoturvavaatimukset huomioiden.

13. Tietosuojaselosteen päivittäminen

Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 1.10.2024.